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【会計・経理の超基本ブログ】電子帳簿存法改正で最低限やるべきことは?

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はじめまして、バツマルです。
会計や経理の超基本的なこと、誰かに聞きたいけどいまさら聞けないようなことを書いていきます。

今回は話題の電子帳簿保存法の改正
2022年(令和4年)1月1日に施行されましたが、2年間の猶予期間が設けられることになりましたので、実際の対応期限としては2024年(令和6年)1月からとなります。

さらに政府は2年の猶予期間延長を検討しているという話もあり、実際のところいつ始まるのかはまだ決まっていないようです。

いわゆるインボイス制度とは異なり、電子帳簿保存法改正は消費税に影響してくるため、収益事業を営んでいない大学なども対応が必要になります。

今回の改正について頭を悩ませつつも、
「2年間の猶予があるからとりあえず置いておこう・・・」
と先送りにしている経理担当者の方もいるのではないでしょうか。

後回しにしていると気が付いたら猶予期間終了していた!なんてことになりかねません。

この記事では「最低限何をやればいいのか」という一点に絞って解説していきます。
よって電子帳簿保存法改正を、ギリギリで良いからクリアしておきたい、最低限以上のことはもう少し後からの対応で良い、と考えている方向けになります。

網羅的にしっかり対応したいという方は、戻るボタンを押してください。

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電子取引だけでOK!

最低限やるべきことの大枠として覚えておいて欲しいのが、「電子取引に関することだけでいい」ということです。

電子帳簿保存法の全体像

電子帳簿保存法の細かいところはさておいて、大まかな枠組みを理解しましょう。

電子帳簿保存法で気をつけないといけない書類の授受については、下の通り3種類あります。
そしてそれぞれの対応方法も書いてみました。

➀自分で作った帳簿や書類→電子帳簿保存:紙でもいいけど、電子で保存してもいいよ
②紙でもらった書類→スキャナ保存:紙でもいいけど、スキャンしたデータで保存してもいいよ
③電子でもらった書類→電子取引:ルールに従い、電子のまま保存しなさい!

電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引というのは、電子帳簿保存法での言葉だと思ってもらえれば良いです。

中小企業の経理で働いている人にとって、電子帳簿保存とスキャナ保存は気にしなくても大丈夫です。
「保存してもいいよ」と書いている通り、紙で保存してもいいし、電子やデータで保存しても良いので、いままで通りのやり方を続ければよいだけです。

ただし、今まで紙で保存していたのを、これを機に電子やデータで保存するようにするぞ!とやり方を変えるのであれば、保存に関するルールに従う必要がありますので、注意してください。

ちなみに今回は「最低限のことだけ」を解説するため、任意規定である電子帳簿保存やスキャナ保存についての説明は割愛します。

②電子取引だけは強制適用

さて、すでに述べたように中小企業の経理担当者が注意しなければならないのは、電子取引についてだけです。

電子でもらった書類は、電子で保存しなければならないという、強制の規定なのです。
メールでPDFの請求書をもらったとして、それを紙に印刷して保管し、メールに添付されたPDFはほったらかし、またはデスクトップに保存しただけ、という状態ではダメだということです。

電子取引ってなに?

電子データでもらった書類の保存に関することが、電子取引と書きました。
が、いまいちイメージできないという方のために説明しておきましょう。

➀要は紙が一切ない電子データのみの取引

一番わかりやすいのは電子メールでもらった書類ですね。
注文書、請求書、納品書、受領書、見積書・・・
あらゆる書類をメールでやりとりしている人も少なくないでしょう。

ただしその書類の保存はというと、紙に印刷している・・・というのがよくあるパターンですね。

その他にもクラウドやEDIで受け取る書類、ホームページ等からダウンロードした書類、インターネット上に表示された情報をスクリーンショット等で保存する書類などが該当します。

なんで電子取引だけ強制適用なの?

電子帳簿保存やスキャナ保存は紙での保存が認められているのに、なんで電子取引だけは電子保存が強制されるのか?という疑問を抱く人は少なくないです。

その理由は簡単で、電子帳簿保存やスキャナ保存は紙の原本が存在しているのに対し、電子取引にはそれがありません。

電子取引の原本はその元データなのですから、それを保存しておきなさいというのは当然の話ですよね。

そもそも電子データでもらった書類を電子データで保存しておく、というのは平成10年の電子帳簿保存法創設時からある規定です。
ただ、これまでは紙で保存
してもいいという特例があったため、誰も気にしていなかったのです。

今回の電子帳簿保存法改正のキモは、電子データでもらった書類を紙で保存してもいい、という特例が廃止されたことである、と言えます。

電子取引で最低限やるべきこと

さて、ここからが今回のメインですね。

経理担当者は電子取引だけを気にしていればよい、ということはわかりました。
電子帳簿保存やスキャナ保存はとりあえず放置でいい、というのは少し気が楽になりますね。

では電子取引は、ただ電子のまま保存していれば良いのでしょうか。
もしそうならこんな大騒ぎになっているはずがありません。

しっかりとルールがあり、それに従って電子データを保存しなければいけません。

それが大変わかりにくく、一体全体何に気を付けて、何をやればいいのかわからないから困っているんです。

というわけで、電子取引の強制適用に対応するため、最低限やっておけばよいことを書いていきます。

➀真実性の要件と可視化性の要件を満たせばいい

電子取引の保存要件(ルール)は、大まかに言うと2つです。

真実性の要件・・・保存した電子データが、不正に訂正・削除されたりすることがないようにしなさい!
可視化性の要件・・・電子データは規則正しく保存し、日付や金額、取引先名などから検索できるようにしておきなさい!

保存した電子データが訂正・削除できるようになってしまうと、何が本当の電子データなのかがわからなくなってしまいます。

また規則性もなく保存され、ファイル名も担当者が勝手に決めていい、どのファイルがどこに保存されているのかわからない状態では、保存できているとは言えません。

ですのでこういったルールが定められており、それに従って電子で保存される必要があるというわけです。

真実性の要件は具体的にどうする?

電子データの不正な訂正・削除を防止する「真実性の要件」ですが、具体的に何をすれば要件を満たすのでしょうか。

最低限やるべきことはたった一つです。

事務処理規程を定めるだけです。

「え?それだけ?」と思いましたか?

それだけです。もう少し言うと、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行うことです。

しかもこの規程、なにも自分で一から考える必要はなく、国税庁のホームページにひな形があるため、これをベースに学内ルールや運用に合ったものを作成すればよいのです。

もちろん、一番大事なのは規程を定めるだけではなく、それに沿った運用をすることです。規程はあるけど、経理担当者はそれを無視して好き勝手やっているようではダメです。

真実性の要件は、他にもタイムスタンプやシステムに関するものもあるのですが、費用や手間の点を考えると、圧倒的に規程の制定がおススメです。

また、とりあえず規程の制定を済ませることで真実性の要件を満たしておき、あとからタイムスタンプやシステム導入を検討するというやり方もアリかと思います。

可視化性の要件は具体的にどうする?

次に可視化性の要件です。

やるべきことは2つあります。
一つ目はどこの会社でもすでに満たしているので書くまでもありませんが、電子データ保存ができるPC、プリンタを用意し、いつでも画面で開いたり、書面に出力したりできるようにすること。

当たり前の話です。パソコンやプリンタを持っていない経理はないでしょうから、特段説明は不要ですね。

二つ目は、「日付・金額・取引先名で検索できるようにしておく」ことです。
PDF保存した書類を検索できるようにしておく・・・つまりそういうシステムを使わないといけないということ?と思うかもしれませんが、必ずしもそうではありません。

電子データ保存のためのシステムを使いたくないなら、エクセルで索引簿を作りましょう。

極めて簡単で、必要な項目さえ入力すれば要件をバッチリ満たすことになります。

その必要な項目は「連番」「日付」「金額」「取引先」の四つだけです。
電子データを保存するたびにこのエクセル索引簿に入力をしていけば、各項目での検索、日付または金額の範囲検索、2つ以上の項目の組み合わせでの検索が可能です。

あわせて「書類名」を追加してもいいですし、書類ごとに索引簿を作ってもいいかもしれません。そこは使いやすい方で結構です。

保存したPDFのファイル名に、連番の数字を先頭に入れるのを忘れないでください。
あるいは、PDFをShit+右クリックで「パスのコピー」をして索引簿に貼り付ければ、保存場所にクリック一つで飛ぶリンクを作ることもできます。

まとめ

今回ご紹介したのは電子帳簿保存法改正に対応するため、最低限やるべきことです。
これだけやっておけば、税務調査に入られたときに仕入税額控除の否認に繋がることはないでしょう。

電子帳簿保存法にもスキャナ保存にも対応していきたい、という人にはあまり役に立たない内容だったと思います。

ですが本当に悩んでいる人の多くは、「とりあえず及第点だけでいい」という考えがほとんどだと思うので、今回の記事を参考にしてもらえると嬉しいです。

なお、記事で書かれていることは全て筆者の私見です。確実な情報は税務署や税理士に問い合わせるようにしてください。記事を参考に経理処理を行い、何らかの不利益を被ったとしても責任は負えませんので、自己責任でお願いします。

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